Digitalizar e arquivar documentos

Um Digitalizar botão lida com recibos, faturas de fornecedores, contratos, apólices de seguro, cartas e mais. Você confirma uma vez, e ele é arquivado.

Passo a passo

1. Clique Tirar foto ou Escolher arquivo. Use Adicionar página para um documento de várias páginas. As páginas são combinadas em um único PDF.
2. Clique Concluído – lido. O IDup lê o texto.
3. Verificar O que é isso?. O IDup sugere um tipo com um valor de confiança: Recibo, Fatura do fornecedor, Contrato, Apólice de seguro, Protocolo de entrega, Carta / correspondência, Certificado de salário ou Outro. Se não tiver certeza, ele pede para você escolher.
4. Verificar os detalhes e A que isso pertence?: cliente, fornecedor, propriedade, unidade, locação, projeto ou contrato.
5. Clique Confirmar e arquivar.

Para onde vai

• Um recibo torna-se uma despesa com o recibo anexado. Conta contra suas digitalizações de recibo.
• Uma fatura de fornecedor é registrada como uma conta aberta com sua data de vencimento. Uma parte de pagamento QR suíça é lida para IBAN, referência e valor.
• Um contrato torna-se um contrato com o arquivo. Marque Já assinado se for.
• Todo o resto vai para o armazenamento de documentos, e para a unidade ou propriedade se você escolheu uma.
• Uma data como Válido até cria um lembrete.

Avisos e verificações

O IDup avisa se o mesmo arquivo foi escaneado antes, ou se uma fatura com a mesma referência ou valor provavelmente já está registrada. Escaneamentos sobre os quais ele não tem certeza aguardam em Para verificar. As abas Declarado e Descartado mostra o restante, e você pode pesquisar o texto de todas as digitalizações.

Limites

Uma digitalização pode ter até 40 páginas e 60 MB. São permitidos JPG, PNG, WEBP, GIF e PDF. Um PDF não pode ser misturado com outras páginas.

O original é mantido inalterado por 10 anos. Um escaneamento descartado permanece armazenado.

Para recibos, veja também Atribuir um recibo a um cliente ou projeto.