Le coffre-fort de documents
Un endroit pour les fichiers de l'entreprise, avec des dossiers, des modèles, des étiquettes et des liens vers les clients et les projets.
Un lecteur partagé est un espace de stockage. Une zone de documents est un espace de stockage plus les informations qui rendent chaque fichier trouvable dans deux ans. IDup garde les fichiers dans des dossiers et lie le même dossier au client, au projet ou à la facture auxquels il appartient.
Étape par étape
- Ouvrir Gestion des documents. Votre stockage est créé la première fois que vous l'ouvrez.
- Cliquez Nouveau dossier, ou faites glisser des fichiers sur la page pour en télécharger plusieurs à la fois.
- Utiliser Dossier à partir d'un modèle pour une structure prête. Trois modèles existent : Projet de construction, Locataire et Général client. Vous pouvez créer le vôtre sous Gérer les modèles.
- Liez le dossier à un client, projet, facture, devis, contrat ou prospect sous Liens. Le même dossier apparaît ensuite dans cet enregistrement sans copie.
- Ajouter Étiquettes. Recherchez par nom, étiquette ou texte à l'intérieur des PDF.
Versions
Téléchargez un fichier avec le même nom dans le même dossier et il devient une nouvelle version. L'ancienne reste disponible. Utilisez Restaurer pour revenir en arrière.
Qui voit quoi
- Sous Accès un dossier est ouvert à tout le personnel ayant l'autorisation de document, ou uniquement à certains membres du personnel et rôles. Les sous-dossiers héritent de cela.
- Cocher Visible pour les clients dans le portail pour partager un dossier avec un client. Ils peuvent uniquement visualiser et télécharger.
- Les fichiers présents dans un dossier client apparaissent dans l'arborescence comme un lien. Ils ne sont pas copiés.
Enregistrer les PDFs automatiquement
Dans Paramètres vous pouvez enregistrer le PDF d'une facture ou d'un devis lorsque vous l'envoyez, et un contrat après sa signature. Cela fonctionne uniquement si le sous-dossier correspondant existe pour ce client ou projet. Vous pouvez également créer un dossier à partir d'un modèle pour chaque nouveau projet.
Partage et signature
Cliquez Nouveau et ensuite Vue classique pour le partage, la signature électronique, le flux de travail d'approbation et les rappels.
Les fichiers comptent dans la limite de stockage de votre plan.
Zones connexes
- Sauvegarde de fichier — stockage rapide sans structure de dossiers.
- Tableur en ligne — feuilles de calcul éditées dans l'espace de travail.
- Numériser et classer des documents — photographier un document et le classer.
Rien n'est suivi — les boutons ouvrent seulement un message pour que vous puissiez nous dire ce qui manquait.
