Numériser et classer des documents

Un Numériser le bouton gère les reçus, les factures fournisseurs, les contrats, les polices d'assurance, les lettres et plus encore. Vous confirmez une fois, et c'est classé.

Étape par étape

1. Cliquez Prendre une photo ou Choisir un fichier. Utilisez Ajouter une page pour un document multi-pages. Les pages sont combinées en un seul PDF.
2. Cliquez Terminé – lu. IDup lit le texte.
3. Vérifier Qu'est-ce que c'est ?. IDup suggère un type avec une valeur de confiance : Reçu, Facture fournisseur, Contrat, Police d'assurance, Protocole de remise, Lettre / correspondance, Certificat de salaire ou Autre. S'il n'est pas sûr, il vous demande de choisir.
4. Vérifier les détails et À quoi cela appartient-il ?: client, fournisseur, propriété, unité, location, projet ou contrat.
5. Cliquez Confirmer et classer.

Où cela va

• Un reçu devient une dépense avec le reçu attaché. Il compte contre vos scans de reçus.
• Une facture fournisseur est enregistrée comme une facture ouverte avec sa date d'échéance. Une partie de paiement QR suisse est lue pour l'IBAN, la référence et le montant.
• Un contrat devient un contrat avec le fichier. Cochez Déjà signé si c'est le cas.
• Tout le reste va dans le stockage de documents, et dans le contrat de location ou la propriété si vous en avez choisi un.
• Une date telle que Valable jusqu'au crée un rappel.

Avertissements et vérifications

IDup avertit si le même fichier a été scanné auparavant, ou si une facture avec la même référence ou le même montant est probablement déjà enregistrée. Les scans incertains attendent sous Pour vérifier. Les onglets Déposé et Abandonné affiche le reste, et vous pouvez rechercher le texte de tous les scans.

Limites

Un scan peut contenir jusqu'à 40 pages et 60 Mo. Sont autorisés JPG, PNG, WEBP, GIF et PDF. Un PDF ne peut pas être mélangé avec d'autres pages.

L'original est conservé inchangé pendant 10 ans. Un scan supprimé reste stocké.

Pour les reçus, voir aussi Attribuer un reçu à un client ou un projet.