Tất cả tài liệu kinh doanh của bạn, an toàn và có thể tìm thấy ngay lập tức. Kho tài liệu của IDup giữ hợp đồng, biên lai, báo cáo và tệp được mã hóa, tổ chức và chỉ cách một lần tìm kiếm — trên bất kỳ thiết bị nào, ở bất kỳ đâu.
Hầu hết các công ty không mất tài liệu. Họ mất khả năng tìm thấy chúng. Hợp đồng đã ký nằm trong hộp thư của ai đó, hóa đơn là một bức ảnh trên điện thoại, phiên bản sửa đổi nằm trên máy tính để bàn, và người duy nhất biết cái nào là hiện tại đã rời công ty vào tháng Ba. Khi một ngân hàng, kiểm toán viên hoặc khách hàng hỏi một câu hỏi đơn giản, câu trả lời tốn nửa ngày tìm kiếm — và đôi khi nó không bao giờ đến.
IDup kết thúc điều đó bằng cách cho mỗi tài liệu một nơi, một phiên bản và một ngữ cảnh. Tải lên, chuyển tiếp, quét hoặc để nó tự động đến từ hóa đơn, biên lai hoặc hợp đồng đã ký — nó nằm trong một kho lưu trữ mã hóa, được gắn thẻ và có thể tìm kiếm toàn văn, gắn liền với khách hàng, dự án, hóa đơn hoặc nhân viên mà nó thuộc về. Nhiều năm sau, bạn tìm thấy nó trong vài giây, với lịch sử đầy đủ còn nguyên và quyền truy cập đảm bảo chỉ những người phù hợp mới từng thấy nó.
Mã hóa cấp ngân hàng trong quá trình truyền và lưu trữ, trên các máy chủ an toàn toàn cầu. Hợp đồng, hồ sơ lương và tài liệu tài chính của bạn được bảo vệ theo tiêu chuẩn bạn có thể viết ra khi khách hàng hoặc kiểm toán viên hỏi cách dữ liệu của họ được xử lý.
Tìm bất kỳ tài liệu nào trong vài giây theo tên, khách hàng, ngày, số tiền hoặc từ bên trong. Tìm kiếm toàn văn cũng áp dụng cho PDF đã quét, vì vậy một hóa đơn từ ba năm trước dễ dàng tìm thấy như hóa đơn ngày hôm qua.
Đính kèm tệp vào khách hàng, hóa đơn, dự án, vé và nhân viên để mọi tài liệu đều có ngữ cảnh của nó. Bạn sẽ không bao giờ thấy một tệp PDF mồ côi nữa — bạn sẽ thấy hợp đồng thuộc về khách hàng này và biên lai đằng sau đặt chỗ này.
Tài liệu của bạn trên máy tính để bàn, máy tính bảng và ứng dụng di động, trực tuyến và khi di chuyển. Kéo lên một thỏa thuận đã ký trong cuộc họp khách hàng hoặc gửi một hóa đơn sao chép từ công trường xây dựng mà không cần quay lại văn phòng.
Mọi thứ được lưu trữ, gắn thẻ và có thể tìm kiếm — không còn phải lục lọi qua các thư mục, ổ đĩa chia sẻ hoặc chuỗi email để tìm tệp quan trọng ngay lúc này. Tài liệu tự động vào kho khi bạn làm việc: hóa đơn bạn gửi, biên lai AI đọc, hợp đồng khách hàng ký, phiếu lương do một lần chạy tạo ra.
Vì việc lưu trữ xảy ra như một sản phẩm phụ của công việc bình thường thay vì là một công việc riêng biệt, kho lưu trữ vẫn hoàn chỉnh. Không có tồn đọng của các tệp lẻ chờ được sắp xếp “khi mọi thứ lắng xuống”, và không có lúc nào mà một tài liệu quan trọng chỉ tồn tại trong hộp thư của một người.
Lịch sử phiên bản được lưu giữ cho mỗi tệp, vì vậy bạn luôn biết phiên bản nào là hiện tại và điều gì đã thay đổi. Không có gì bị ghi đè một cách âm thầm, không có gì biến mất một cách lặng lẽ, và câu trả lời cho “đây có phải là phiên bản cuối cùng không?” không còn là câu hỏi bạn hỏi đồng nghiệp.
Lưu trữ mã hóa trên các máy chủ an toàn toàn cầu giữ cho tài liệu nhạy cảm an toàn và tuân thủ GDPR — và cung cấp cho bạn câu trả lời thẳng thắn khi khách hàng hỏi dữ liệu của họ đang ở đâu và ai có thể tiếp cận.
Quyền truy cập chi tiết quyết định chính xác ai thấy gì. Kế toán của bạn truy cập hồ sơ tài chính mà không chạm vào tệp HR, quản lý dự án thấy hợp đồng cho dự án của họ, và người ủy thác bên ngoài có đăng nhập riêng thay vì mật khẩu chia sẻ. Quyền truy cập là một cài đặt, không phải là một ân huệ.
Mỗi lượt xem, tải lên, thay đổi và xóa đều được ghi lại, do đó lưu trữ không chỉ gọn gàng mà còn có thể kiểm toán. Thời gian lưu giữ được tôn trọng tự động và khi đến lúc chứng minh rằng một tài liệu tồn tại dưới dạng nhất định vào một ngày nhất định, bằng chứng đã có sẵn.
Tài liệu được liên kết với khách hàng, hóa đơn hoặc dự án mà chúng thuộc về — luôn trong ngữ cảnh. Mở một khách hàng và bạn sẽ thấy mọi hợp đồng, báo giá, hóa đơn, biên lai và tin nhắn đã từng trao đổi giữa bạn, theo thứ tự, mà không cần mở hệ thống thứ hai.
Ngữ cảnh đó là điều biến lưu trữ thành đòn bẩy. Một tranh chấp về phạm vi được giải quyết bằng cách mở ước tính đã ký. Một câu hỏi về một đặt chỗ được trả lời bằng biên lai đính kèm. Việc bàn giao cho một thành viên mới trong nhóm chỉ mất vài phút vì toàn bộ lịch sử nằm ở nơi công việc diễn ra.
Và bởi vì kho lưu trữ là một phần của cùng nền tảng với kế toán, CRM, dự án và hộp thư, không có gì phải sao chép ở bất kỳ đâu. Một lần tải lên hiển thị ở mọi nơi có liên quan, với một bộ quyền truy cập, một phiên bản và một dấu vết kiểm toán.
Một kho tài liệu chỉ hoạt động nếu nó hoàn chỉnh, và các kho lưu trữ chỉ hoàn chỉnh khi không ai phải duy trì chúng. Đó là lý do tại sao việc nộp hồ sơ trong IDup là một tác dụng phụ của công việc thay vì một nhiệm vụ trong danh sách của ai đó.
Chụp ảnh biên lai và nó được đọc, ghi và lưu trữ cùng với mục nhập. Gửi hóa đơn và PDF được lưu trữ với khách hàng. Ký hợp đồng, chạy bảng lương, đóng vé hoặc nhận thư trong hộp thư kỹ thuật số của bạn — mỗi cái tạo ra một tài liệu đã được gắn thẻ, liên kết và có thể tìm kiếm ngay khi nó tồn tại.
Kết quả là một kho lưu trữ không có khoảng trống và không có tồn đọng. Không có hộp giày, không có thư mục “để lưu trữ” và không có cuối tuần dọn dẹp hàng quý — và khi ai đó yêu cầu bằng chứng về điều gì đó đã xảy ra mười tám tháng trước, bạn có thể cung cấp nó trong vài giây thay vì hứa sẽ tìm kiếm.
Kho tài liệu là một phần của IDup, không phải toàn bộ sản phẩm — và bạn không phải trả thêm cho phần còn lại. Cùng một đăng nhập cung cấp cho bạn kế toán với nhận dạng hóa đơn AI, lập hóa đơn và thanh toán trực tuyến, nộp thuế và báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo tài chính, một CRM hoàn chỉnh với khách hàng tiềm năng, ước tính, hợp đồng và dự án, một bàn trợ giúp, một cổng thông tin khách hàng, quản lý nhân viên và bảng lương, quyền hạn và không gian làm việc đa người thuê.
Nó cũng cung cấp cho bạn lớp hiện đại mà hầu hết các công cụ lưu trữ đơn giản không có: IDup AI như một trợ lý trên toàn bộ nền tảng, một chatbot AI cho trang web của bạn, quy trình tự động hóa chạy công việc định kỳ cho bạn, một đại lý truyền thông xã hội, các chiến dịch tiếp thị và một hộp thư chung mang WhatsApp, SMS, email và các cuộc trò chuyện xã hội vào một nơi.
Hiệu quả thực tế là tài liệu của bạn không còn là một hệ thống riêng biệt để duy trì. Chúng nằm trong quy trình làm việc đã tạo ra chúng — trên máy tính để bàn và trong ứng dụng di động, tuân thủ GDPR, trên các máy chủ bảo mật toàn cầu, với 27 ngôn ngữ, không cần kiến thức trước.
Emily J.
Hệ thống Document Vault đã thay đổi cách chúng tôi quản lý hợp đồng khách hàng nhạy cảm. Các tính năng bảo mật mang lại cho chúng tôi sự yên tâm hoàn toàn, và việc tìm kiếm dễ dàng tiết kiệm cho chúng tôi hàng giờ mỗi tuần.
Mark T.
Có thể truy cập tệp của chúng tôi từ bất kỳ đâu đã trao quyền cho lực lượng lao động từ xa của chúng tôi. Công cụ cộng tác làm cho việc chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu trở nên đơn giản mà không lo lắng về xung đột phiên bản.
Anita S.
Tuân thủ là rất quan trọng đối với chúng tôi, và các dấu vết kiểm toán và mã hóa của hệ thống này đã giúp chúng tôi vượt qua mọi cuộc kiểm tra quy định một cách dễ dàng. Rất khuyến khích cho bất kỳ ngành công nghiệp nào được quy định.
Raj P.
Document Vault đã tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc tài liệu của chúng tôi. Từ lưu trữ đến truy xuất và chia sẻ, nó trực quan và an toàn, là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào.
IDup hợp nhất kế toán, lập hóa đơn và thanh toán, chụp hóa đơn bằng AI, khai thuế, báo cáo hàng năm và báo cáo tài chính với một CRM đầy đủ — khách hàng tiềm năng, ước tính và hợp đồng, dự án, vé, lịch và cổng thông tin khách hàng. Trên đó là IDup AI, một chatbot AI, tự động hóa và một đại lý truyền thông xã hội, một hộp thư chung cho WhatsApp, SMS, email và xã hội, chiến dịch tiếp thị, quản lý nhân viên và bảng lương, quyền hạn, không gian làm việc đa người thuê, một kho tài liệu, truy cập đám mây và một ứng dụng di động cho iOS và Android.
Tất cả đều chạy sau một lần đăng nhập, trên một cơ sở dữ liệu, với một mức giá — vì vậy hóa đơn bạn gửi, mục nhập mà nó ghi sổ, khách hàng mà nó thuộc về và tài liệu chứng minh nó đều là cùng một bản ghi thay vì bốn công cụ rời rạc.
Bất kỳ điều gì doanh nghiệp của bạn sản xuất hoặc nhận được: hợp đồng, đề nghị, biên lai, hóa đơn nhà cung cấp, sao kê ngân hàng, tài liệu thuế, tệp bảng lương, chứng chỉ, chính sách bảo hiểm, tài liệu ID, hình ảnh và bản quét. Các định dạng như PDF, Word, Excel, JPG và PNG được xử lý tự nhiên, và các trang quét được đọc để văn bản của chúng có thể tìm kiếm được.
Tài liệu có thể đến theo nhiều cách — kéo và thả, tải lên từ ứng dụng di động, chụp ảnh bằng điện thoại của bạn, chuyển tiếp qua email đến hộp thư kỹ thuật số của bạn, hoặc được tạo tự động bởi IDup khi bạn gửi hóa đơn hoặc chạy bảng lương. Trên thực tế, hầu hết kho lưu trữ của bạn tự động được lấp đầy.
Tệp được mã hóa khi truyền và lưu trữ trên các máy chủ an toàn toàn cầu. Quyền truy cập được kiểm soát bởi vai trò và quyền chi tiết, vì vậy mỗi người trong nhóm của bạn chỉ truy cập đúng tài liệu mà vai trò của họ yêu cầu và không hơn.
Mọi hành động đều được ghi lại trong một chuỗi kiểm toán — ai đã mở, thay đổi, tải xuống hoặc xóa một tệp, và khi nào. Điều đó làm cho lưu trữ có thể bảo vệ trong một cuộc kiểm toán hoặc tranh chấp, không chỉ được tổ chức. Tài liệu nhạy cảm ngừng di chuyển qua tệp đính kèm email và ổ đĩa cá nhân, nơi bảo vệ dữ liệu thực tế thường bị phá vỡ.
Có. Tìm kiếm theo tên tệp, khách hàng, dự án, ngày, số tiền hoặc các từ bên trong tài liệu. Tìm kiếm toàn văn bao gồm cả PDF đã quét, vì vậy một hóa đơn được chụp ảnh hai năm trước có thể được truy xuất bằng tên nhà cung cấp in trên đó.
Vì mỗi tệp được liên kết với hồ sơ mà nó thuộc về, bạn cũng có thể làm việc theo cách ngược lại: mở một khách hàng, một hóa đơn hoặc một dự án và xem mọi tài liệu liên quan trong một danh sách. Hầu hết các tìm kiếm kết thúc trước khi chúng bắt đầu, đơn giản vì tài liệu đã ở nơi bạn đang tìm kiếm.
Không. IDup được xây dựng để bạn có thể bắt đầu ngay — không cần nền tảng kế toán hay IT. Tải lên tài liệu đơn giản như chụp ảnh, và nền tảng đề xuất nơi nó thuộc về và nó là gì.
Giao diện sử dụng ngôn ngữ đơn giản thay vì thuật ngữ, và IDup AI có thể giải thích bất kỳ con số, mục nhập hay tài liệu nào trong một câu. Nếu bạn từng lưu trữ tài liệu trong thư mục, bạn đã biết đủ để quản lý lưu trữ ở đây — chỉ khác là giờ nó được mã hóa, có thể tìm kiếm và chia sẻ với đúng người bạn chọn.
Có. IDup tuân thủ GDPR, được lưu trữ trên các máy chủ an toàn, tuân thủ GDPR trên toàn thế giới, với mã hóa trong quá trình truyền và lưu trữ. Bạn quyết định chính xác ai trong nhóm của mình thấy gì thông qua vai trò và quyền hạn chi tiết, và mọi thay đổi đều có thể truy xuất.
Tài liệu và hóa đơn được lưu trữ trong kho lưu trữ chống kiểm toán, vì vậy bằng chứng đằng sau một giao dịch luôn có thể truy xuất sau nhiều năm. Vì mọi thứ nằm trong một nền tảng, dữ liệu nhạy cảm không còn bị phân tán trên hộp thư, ổ USB và thư mục đám mây riêng.
Có, với quyền đăng nhập và cấp phép riêng. Họ thấy các tài liệu tài chính họ cần — biên lai, hóa đơn, báo cáo — mà không chạm vào hồ sơ nhân sự hoặc dữ liệu khách hàng không liên quan đến họ.
Điều đó loại bỏ nghi thức hàng năm của việc nén thư mục và gửi email vào tháng Ba. Cố vấn của bạn làm việc trên các tài liệu trực tiếp gắn liền với các đặt chỗ trực tiếp, hỏi ít câu hỏi hơn, và tính phí bạn cho sự phán đoán thay vì cho việc sắp xếp.
Vài phút, không phải vài tháng. Tạo tài khoản của bạn, tải lên hoặc chuyển tiếp tài liệu đầu tiên và bắt đầu làm việc — không có gì để cài đặt và không cần cấu hình máy chủ. Cấu trúc thư mục hiện có có thể kéo vào như chúng đang có.
Bạn không phải di chuyển nhiều năm lịch sử trước khi bạn nhận được giá trị. Bắt đầu với kỳ hiện tại, thêm tài liệu cũ hơn bất cứ khi nào phù hợp với bạn, và mọi tệp mới từ hôm nay trở đi tự động được lưu trữ như một phần của công việc bình thường.
Bản quyền © 2026 - IDup. Bảo lưu mọi quyền.
Chúng tôi sử dụng cookie
Chúng tôi sử dụng cookie cần thiết để chạy trang web này. Với sự đồng ý của bạn, chúng tôi cũng sử dụng Google Analytics để hiểu cách trang web của chúng tôi được sử dụng. Bạn có thể thay đổi lựa chọn của mình bất cứ lúc nào. Chính sách Cookie · Chính sách Quyền riêng tư
