Tu correo, digitalizado. El buzón digital de IDup captura documentos entrantes, los lee, clasifica y los dirige directamente a tu flujo de trabajo — para que nada espere en una pila y nada se pierda en un escritorio.
El papel entrante y los PDFs entrantes son donde la mayoría de las pequeñas empresas pierden más tiempo y dinero. Una factura de proveedor permanece sin abrir durante dos semanas y el descuento por pronto pago expira. Una carta de la oficina de impuestos es abierta por la persona equivocada y nunca se menciona de nuevo. Una nota de entrega se archiva en un lugar donde nadie la busca. Nada de eso es un problema de conocimiento — es un problema de enrutamiento.
IDup resuelve el enrutamiento. El correo, los escaneos y los archivos adjuntos de correo electrónico llegan a un buzón digital, se leen automáticamente, se clasifican por tipo y remitente, y se envían al lugar correcto: una factura entrante se convierte en un gasto registrable con proveedor, monto e IVA ya extraídos; un contrato aterriza en el archivo del cliente; un extracto bancario va a contabilidad. Ves todo lo que llegó, qué es y qué aún necesita una decisión — desde cualquier dispositivo, dondequiera que estés.
Los documentos entrantes se capturan automáticamente — el correo escaneado, los correos electrónicos reenviados, los PDFs y las fotos llegan a un solo lugar. Abres una bandeja de entrada en lugar de una bandeja física, tres buzones y una unidad compartida.
La IA reconoce qué es cada documento y de quién es, luego lo dirige al cliente, proyecto, empleado o cuenta correctos — para que llegue a la persona que debe actuar en consecuencia en lugar de esperar a ser notado.
Convierte una factura entrante en un gasto registrado en un solo paso. El proveedor, el importe, el neto, la tasa de IVA y la fecha de vencimiento ya están extraídos, y el documento original permanece adjunto a la entrada como prueba.
Todo se almacena cifrado, con búsqueda de texto completo y a prueba de auditorías en servidores seguros en todo el mundo. Años después, puedes recuperar una carta por las palabras impresas en ella, no recordando en qué carpeta estaba.
Los documentos entrantes llegan a tu buzón digital listos para actuar — sin pilas de escaneo, sin noches de clasificación, sin montones de sobres esperando a que alguien tenga una hora libre. Lo que llega ya es legible, ya está clasificado y ya es visible para las personas que lo necesitan.
Eso cambia el ritmo de la semana. En lugar de procesar el correo en lotes cuando se vuelve urgente, lo manejas en minutos a medida que llega: aprobar, registrar, reenviar o archivar. La bandeja nunca se acumula, porque no hay bandeja.
También elimina la dependencia de una sola persona. Cuando el correo es digital y se enruta por reglas en lugar de por quien abre el sobre, unas vacaciones, un día de enfermedad o una semana de teletrabajo dejan de ser una razón para un plazo incumplido.
Una factura de proveedor entrante se convierte en un gasto registrado en un par de clics. La IA ya ha leído el proveedor, el monto, la tasa de IVA y la fecha de vencimiento; tú confirmas y se publica en la cuenta correcta con el documento adjunto.
Porque la misma plataforma contiene tu contabilidad, la entrada no es una copia del documento — está conectada a él. Tu posición de IVA se actualiza, el pagadero aparece en tus elementos pendientes, y la fecha de vencimiento aparece en tu vista de efectivo antes de que se convierta en un problema.
Las condiciones de pago dejan de ser una lotería. Ves qué se debe cuándo, qué descuentos aún valen la pena y qué facturas están en disputa — en lugar de descubrirlo todo por una carta de recordatorio tres semanas después.
Todo está archivado, se puede buscar y está vinculado al registro correcto — el cliente, el proveedor, el proyecto o el empleado que le concierne. Un documento nunca es solo un archivo; siempre tiene una dirección.
La búsqueda llega al interior de las páginas escaneadas, para que puedas encontrar una carta por un número de referencia impreso en ella o un contrato por una cláusula que contiene. Lo que solía ser una hora en un archivador se convierte en cinco segundos en un cuadro de búsqueda.
Y como los permisos son granulares, las personas adecuadas ven la publicación correcta. Los documentos financieros llegan a tu contador, las cartas de RRHH permanecen dentro de RRHH, y la correspondencia confidencial no está en una bandeja de entrada compartida que la mitad de la empresa puede leer.
La parte costosa del correo entrante rara vez es el documento en sí — es la fecha límite oculta dentro de él. Un plazo de pago, un período de objeción, una fecha de renovación, un período de aviso. Si lo pierdes, el coste es real: un descuento perdido, una tarifa por retraso, un contrato que se renovó por otro año.
IDup lee esas fechas de los documentos y las pone donde realmente miras: en tu calendario, en tus elementos pendientes y en tu vista de efectivo. Lo que vence esta semana es visible esta semana, no cuando llega el recordatorio.
Los seguimientos automatizados van más allá. Las aprobaciones que nadie ha gestionado son perseguidas, las facturas recurrentes de proveedores se reconocen al llegar y cualquier cosa inusual se marca para un humano. El resultado es un buzón que gestiona obligaciones en lugar de solo almacenarlas.
El buzón digital es una parte de IDup, no todo el producto — y no pagas extra por el resto. El mismo inicio de sesión te da contabilidad con captura de recibos por IA, facturación y pagos en línea, declaración de impuestos y estados anuales, informes financieros, un CRM completo con clientes potenciales, presupuestos, contratos y proyectos, un servicio de asistencia, un portal de clientes, gestión de empleados y nóminas, permisos y espacios de trabajo multiusuario.
También te ofrece la capa moderna que la mayoría de las herramientas de documentos simplemente no tienen: IDup AI como asistente en toda la plataforma, un chatbot de IA para tu sitio web, flujos de trabajo automatizados que gestionan el trabajo recurrente por ti, un agente de redes sociales, campañas de marketing y un buzón compartido que reúne WhatsApp, SMS, correo electrónico y conversaciones sociales en un solo lugar.
El efecto práctico es que una carta entrante ya no es el inicio de una cadena manual. Se convierte en una entrada, una tarea, un pago y un documento archivado en un solo movimiento — en el escritorio y en la aplicación móvil, compatible con GDPR, en servidores seguros en todo el mundo, en 27 idiomas, sin necesidad de conocimientos previos.
Sarah L.
Cambiar a este Sistema de Buzón Digital fue un cambio radical para nuestro equipo remoto. Podemos acceder a todo el correo instantáneamente desde cualquier lugar, lo que ha mejorado enormemente nuestra capacidad de respuesta.
Rajiv P.
Gestionar el correo en nuestras cinco oficinas solía ser una pesadilla logística. Ahora, todo está centralizado y seguro. El soporte para múltiples usuarios hace que la colaboración sea sin esfuerzo.
Jessica M.
La capacidad de asignar solicitudes de acción directamente en los elementos de correo e integrarlos con nuestro CRM ha optimizado nuestro flujo de trabajo como nunca antes. Nunca perdemos un documento crítico.
Michael T.
Saber que todo nuestro correo escaneado se almacena de forma segura con controles de acceso estrictos nos da tranquilidad. Las pistas de auditoría son un gran beneficio para fines de cumplimiento.
IDup unifica contabilidad, facturación y pagos, captura de recibos con IA, declaración de impuestos, estados anuales e informes financieros con un CRM completo — leads, presupuestos y contratos, proyectos, tickets, calendario y un portal para clientes. Además, cuenta con IDup AI, un chatbot de IA, automatización y un agente de redes sociales, una bandeja de entrada compartida para WhatsApp, SMS, correo electrónico y redes sociales, campañas de marketing, gestión de empleados y nóminas, permisos, espacios de trabajo multiusuario, una bóveda de documentos, acceso en la nube y una app móvil para iOS y Android.
Todo funciona con un solo inicio de sesión, en una sola base de datos, por un solo precio — así que una carta entrante, el gasto en el que se convierte, el proveedor al que pertenece y el pago que lo liquida son el mismo registro en lugar de cuatro herramientas desconectadas.
De varias maneras, y puedes combinarlas. Reenvía correos electrónicos y archivos adjuntos a tu dirección de buzón, sube PDFs directamente, fotografía papel con la aplicación móvil o escanea un lote desde una impresora multifunción. Los documentos que IDup produce — facturas, nóminas, contratos — se archivan automáticamente.
Sea cual sea la ruta, el resultado es el mismo: el documento se lee, clasifica, vincula al registro correcto y se hace buscable. No tienes que decidir de antemano dónde pertenece algo; el sistema lo propone y tú lo confirmas.
Sí. IDup extrae el remitente, tipo de documento, fecha, montos, tasas de IVA y números de referencia de facturas, recibos, extractos y cartas — incluyendo papel escaneado, no solo PDFs digitales.
Cualquier cosa sobre la que la IA tenga dudas se marca en lugar de adivinar, para que revises una lista corta de excepciones en lugar de verificar todo. Las correcciones enseñan al sistema cómo se ven tus proveedores recurrentes, por lo que la lista de excepciones se acorta con el tiempo en lugar de alargarse.
Se enrutan. Las reglas deciden quién ve qué — facturas de proveedores a la persona que las aprueba, cartas de RRHH a RRHH, correspondencia de clientes al propietario de la cuenta — y todos ven solo su parte.
Las aprobaciones ocurren dentro de IDup con un rastro completo de quién aprobó qué y cuándo. Nada depende de que un correo electrónico sea reenviado a la persona correcta, y nada queda sin respuesta porque la única copia estaba en la bandeja de entrada de otra persona.
No. IDup está diseñado para que puedas empezar de inmediato — no necesitas experiencia en contabilidad o TI. Reenviar un correo electrónico o fotografiar una carta es toda la curva de aprendizaje.
La interfaz habla en lenguaje sencillo en lugar de jerga, y IDup AI puede explicar cualquier documento, cifra o entrada en una frase. Si puedes abrir tu correo, puedes gestionar tu buzón digital.
Sí. IDup cumple con GDPR, alojado en servidores seguros y compatibles con GDPR en todo el mundo, con cifrado en tránsito y en reposo. Tú decides exactamente quién en tu equipo ve qué a través de roles y permisos granulares, y cada cambio es rastreable.
Los documentos se almacenan en un archivo a prueba de auditorías, por lo que la evidencia detrás de una reserva es recuperable años después. Como todo está en una sola plataforma, los datos sensibles dejan de viajar como adjuntos de correo electrónico entre buzones privados.
Sí — a través de una API REST abierta, webhooks e integraciones listas para usar, para que IDup se adapte al sistema que ya utilizas. Los documentos pueden ser enviados desde un servicio de escaneo o un sistema de tienda y extraídos a cualquier proceso posterior.
El buzón compartido también reúne WhatsApp, SMS, correo electrónico y redes sociales en un solo lugar, por lo que el mensaje de un cliente termina junto a la factura, proyecto o carta a la que se refiere en lugar de en un silo separado.
Minutos, no meses. Crea tu cuenta, establece tu dirección de buzón y comienza a reenviar — no hay nada que instalar ni servidor que configurar.
No necesitas digitalizar tu historia primero. Empieza con el correo de hoy, añade documentos antiguos cuando te convenga, y desde el primer día nada nuevo volverá a terminar en una pila.
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