Il caveau dei documenti
Un luogo per i file dell'azienda, con cartelle, modelli, etichette e collegamenti a clienti e progetti.
Un'unità di archiviazione condivisa è uno spazio di archiviazione. Un'area documenti è uno spazio di archiviazione più le informazioni che rendono ogni file reperibile tra due anni. IDup conserva i file in cartelle e collega la stessa cartella al cliente, al progetto o alla fattura a cui appartiene.
Passo dopo passo
- Apri Gestione documenti. Il Suo spazio di archiviazione viene creato la prima volta che lo apre.
- Clicca Nuova cartella, oppure trascini i file sulla pagina per caricarne diversi contemporaneamente.
- Usare Cartella da modello per una struttura pronta. Esistono tre modelli: Progetto di costruzione, Inquilino e Generale cliente. Può crearne uno proprio sotto Gestire i modelli.
- Colleghi la cartella a un cliente, progetto, fattura, preventivo, contratto o lead sotto Collegamenti. La stessa cartella appare poi in quel record senza una copia.
- Aggiungi Etichette. Cerchi per nome, etichetta o testo all'interno dei PDF.
Versioni
Carichi un file con lo stesso nome nella stessa cartella e diventa una nuova versione. Quella vecchia rimane disponibile. Usi Ripristina per tornare indietro.
Chi vede cosa
- Sotto Accesso una cartella è accessibile a tutto il personale con il permesso di documento, o solo a personale e ruoli selezionati. Le sottocartelle ereditano questo.
- Segno di spunta Visibile ai clienti nel portale per condividere una cartella con un cliente. Possono solo visualizzare e scaricare.
- I file che si trovano in un record cliente appaiono nell'albero delle cartelle come un link. Non vengono copiati.
Salva PDF automaticamente
In Impostazioni può salvare il PDF di una fattura o di un preventivo quando lo invia, e un contratto dopo che è stato firmato. Questo funziona solo se esiste la sottocartella corrispondente per quel cliente o progetto. Può anche creare una cartella da un modello per ogni nuovo progetto.
Condivisione e firma
Clicca Nuovo e poi Vista classica per la condivisione, la firma elettronica, il flusso di approvazione e i promemoria.
I file contano ai fini del limite di archiviazione del Suo piano.
Aree correlate
- Salva file — archiviazione rapida senza la struttura delle cartelle.
- Foglio di calcolo online — fogli di calcolo modificati all'interno dello spazio di lavoro.
- Scansionare e archiviare documenti — fotografare un documento e archiviarlo.
Nulla è tracciato — i pulsanti aprono solo un messaggio in modo che Lei possa dirci cosa mancava.
