Scansionare e archiviare documenti

Uno Scansione il pulsante gestisce ricevute, fatture fornitore, contratti, polizze assicurative, lettere e altro. Conferma una volta, e viene archiviato.

Passo dopo passo

1. Clicca Scatti foto o Scegli file. Usi Aggiungi pagina per un documento multi-pagina. Le pagine sono combinate in un unico PDF.
2. Clicca Fatto – letto. IDup legge il testo.
3. Verifica Cos'è?. IDup suggerisce un tipo con un valore di confidenza: Ricevuta, Fattura fornitore, Contratto, Polizza assicurativa, Protocollo di consegna, Lettera / corrispondenza, Certificato di salario o Altro. Se non è sicuro, le chiede di scegliere.
4. Verifichi i dettagli e A cosa appartiene questo?: cliente, fornitore, proprietà, unità, locazione, progetto o contratto.
5. Clicca Confermi e archivi.

Dove va

• Una ricevuta diventa una spesa con la ricevuta allegata. Conta contro le Sue scansioni di ricevute.
• Una fattura del fornitore è registrata come una fattura aperta con la sua data di scadenza. Una parte di pagamento Swiss QR viene letta per IBAN, riferimento e importo.
• Un contratto diventa un contratto con il file. Selezioni Già firmato se lo è.
• Tutto il resto va nell'archivio documenti, e al contratto di locazione o alla proprietà se ne ha scelto uno.
• Una data come Valido fino a crea un promemoria.

Avvisi e controlli

IDup avverte se lo stesso file è stato scansionato prima, o se una fattura con lo stesso riferimento o importo è probabilmente già registrata. Le scansioni di cui non è sicuro attendono sotto Per controllare. Le schede Archiviato e Scartato Mostra il resto, e può cercare il testo di tutte le scansioni.

Limiti

Una scansione può avere fino a 40 pagine e 60 MB. Sono consentiti JPG, PNG, WEBP, GIF e PDF. Un PDF non può essere mescolato con altre pagine.

L'originale viene conservato invariato per 10 anni. Una scansione scartata rimane archiviata.

Per le ricevute, veda anche Assegni una ricevuta a un cliente o a un progetto.