Le personnel démarre et arrête un minuteur dans l'application, le temps est mesuré sur le serveur plutôt que sur le téléphone, la semaine est visible d'un coup d'œil, le gestionnaire approuve ou rejette, et le résultat approuvé est exporté en fichier CSV pour la paie.
Le temps de travail enregistré est l'une des rares données d'entreprise qui doit être correcte pour des raisons légales plutôt que pour la commodité. Il doit être complet, traçable, et être autre chose qu'un chiffre écrit de mémoire un vendredi après-midi.
Un minuteur dans l'application résout le problème de mémoire, mais seulement si deux autres conditions sont remplies. Le temps doit être mesuré là où il ne peut pas être modifié — sur le serveur, pas sur l'appareil — et il doit passer par une approbation, afin que la personne qui enregistre les heures ne soit pas la même que celle qui les valide.
IDup fait les deux. Un chronomètre en cours par personne, mesuré côté serveur, une vue hebdomadaire qui montre ce qui a été enregistré et ce qui a été approuvé, et une exportation qui fournit à la paie un fichier propre au lieu d'une pile de notes.
Tout dans IDup — un seul identifiant, pas de silos.
Démarrez et arrêtez avec une seule touche sur le téléphone. Un seul minuteur peut fonctionner par personne, ce qui élimine la source la plus courante d'erreurs dans le temps enregistré : deux entrées qui se chevauchent et revendiquent ensemble plus d'heures que la journée n'en a.
Le démarrage et l'arrêt sont enregistrés par le serveur, non pris de l'horloge de l'appareil. C'est ce qui rend l'enregistrement fiable lorsqu'il faut l'expliquer plus tard, et c'est la différence entre le temps enregistré et le temps rapporté.
Les heures enregistrées vont au manager, qui les approuve ou les rejette avec une raison. Personne n'approuve ses propres heures. Les droits de lecture et d'édition sont séparés, donc un collègue peut voir la semaine sans pouvoir la modifier.
La vue hebdomadaire montre ce qui a été enregistré, ce qui est encore en attente et ce qui a été approuvé. Le résultat approuvé s'exporte en fichier CSV, format accepté par tous les systèmes de paie sans projet.
Presque toutes les entreprises qui remplissent les heures en fin de semaine croient que les chiffres sont à peu près corrects. Ils le sont généralement — à peu près. Ce qu'ils ne sont pas, c'est une preuve, car un chiffre reconstruit de mémoire ne peut être vérifié par personne, y compris par celui qui l'a écrit.
C'est acceptable jusqu'à ce que cela compte : un litige sur les heures supplémentaires, une question d'une autorité, un client qui demande à quoi ont servi ces douze heures. À ce moment-là, la différence entre un enregistrement mesuré et un souvenir fait toute la différence.
Mesurer à l'instant coûte une pression et produit quelque chose qui peut être montré à un tiers. Cela tend également à produire des chiffres différents, ce qui est inconfortable le premier mois et précieux chaque mois suivant.
Un tap dans l'application. Un seul minuteur fonctionne à la fois et le début est enregistré sur le serveur.
La vue hebdomadaire montre les heures enregistrées ; l'employé les soumet pour approbation.
Le gestionnaire approuve ou rejette avec une raison, et les heures approuvées sont exportées sous forme de fichier CSV.
Le temps de travail enregistré est un document que l'employeur doit conserver. Il appartient à l'entreprise pour laquelle le travail a été effectué, et non au compte personnel de la personne qui l'a enregistré, et IDup le stocke ainsi intentionnellement.
L'employé enregistre et voit ses propres heures via son compte, mais l'enregistrement lui-même appartient à l'entreprise, avec les approbations et les raisons de tout rejet. C'est ce qui le rend complet lorsque quelqu'un le demande des années plus tard.
Il maintient également la séparation dans l'autre sens. Quelqu'un qui travaille pour deux entreprises enregistre le temps pour chacune d'elles séparément, et aucune entreprise ne voit quoi que ce soit sur l'autre.
Une connexion, un prix – aucun coût supplémentaire caché.
Les heures enregistrées passent par une approbation, et la lecture et l'édition sont des droits séparés. Personne n'approuve ses propres heures, donc une correction est toujours visible comme une décision plutôt qu'une modification silencieuse.
Un seul minuteur fonctionne par personne, donc l'entrée ouverte est évidente dans la vue hebdomadaire et peut être corrigée et soumise pour approbation comme n'importe quelle autre.
Non. Le début et la fin sont enregistrés sur le serveur, donc l'enregistrement ne dépend pas de l'horloge ou du fuseau horaire de l'appareil.
Les heures approuvées sont exportées sous forme de fichier CSV, que tout système de paie courant peut lire sans interface spéciale.
Oui, dans leurs droits. Voir les heures et modifier les heures sont deux permissions différentes, donc la supervision ne nécessite pas la capacité de modifier.
Il enregistre, approuve et exporte le temps de travail avec un enregistrement traçable. Que cela suffise à vos obligations légales dépend de votre pays et de votre secteur — IDup est un logiciel, pas un conseil juridique.
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