Rollen und Berechtigungen

Rechte pro Person festzulegen wirkt flexibel, wird aber ab dem fünften Mitarbeiter unüberschaubar, weil niemand mehr beantworten kann, „wer kann die Rechnungen sehen?“

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sicherheit / Admin → Einrichtung → Rollen.
2. Erstellen Sie eine Rolle für jede Art von Person, die Sie haben – zum Beispiel Büro, Vertrieb, Techniker, Buchhaltung.
3. Legen Sie die Berechtigungen für die Rolle fest. Die meisten Bereiche unterscheiden zwischen Ansicht, Erstellen, Bearbeiten und Löschen, und viele unterscheiden zwischen „alle“ und „eigene“.
4. Weisen Sie die Rolle in jedem Personendatensatz unter zu Zentrale → Team.
5. Ändern Sie die Rolle, wenn sich der Job ändert, anstatt die Rechte einer Person zu bearbeiten.

Drei Prinzipien, die es wert sind, befolgt zu werden

1. Fangen Sie klein an. Ein Recht hinzuzufügen, wenn jemand fragt, ist einfach; zu entdecken, dass jeder Rechnungen löschen konnte, nicht.
2. Bevorzugen Sie „eigene“ über „alle“, wenn die Arbeit persönlich ist — eigene Leads, eigene Aufgaben, eigene Zeit.
3. Überprüfen Sie die Rollen, wenn sich das Team verändert, nicht erst, wenn etwas schiefgeht.

Zwei-Faktor oben drauf

Rollen entscheiden, was jemand tun darf, sobald er eingeloggt ist. Sicherheit / Admin → MFA entscheidet, wie sicher Sie sind, dass sie es sind — MFA-Verwaltung, Berichte und Einstellungen. Siehe Mit einem E-Mail-Code anmelden.

Der Rest der Einrichtung

Sicherheit / Admin → Einrichtung enthält auch Mitarbeiter, Mieter, Hilfe, Leads, Finanzen, Vertragstypen, Offertenanfragen, Module, E-Mail-Vorlagen, benutzerdefinierte Felder und DSGVO. Einstellungen daneben ist die arbeitsbereichsweite Konfiguration.