Der Dokumentensafe
Ein Ort für die Dateien des Unternehmens, mit Ordnern, Vorlagen, Labels und Links zu Kunden und Projekten.
Ein gemeinsames Laufwerk ist Speicherplatz. Ein Dokumentenbereich ist Speicherplatz plus die Informationen, die jede Datei in zwei Jahren auffindbar machen. IDup hält die Dateien in Ordnern und verknüpft denselben Ordner mit dem Kunden, dem Projekt oder der Rechnung, zu der er gehört.
Schritt für Schritt
- Öffnen Dokumentenverwaltung. Ihr Speicher wird beim ersten Öffnen erstellt.
- Klicken Sie Neuer Ordner, oder ziehen Sie Dateien auf die Seite, um mehrere gleichzeitig hochzuladen.
- Verwenden Sie Ordner aus Vorlage für eine fertige Struktur. Drei Vorlagen existieren: Bauprojekt, Mieter und Kunde allgemein. Sie können Ihre eigene unter Vorlagen verwalten.
- Verknüpfen Sie den Ordner mit einem Kunden, Projekt, einer Rechnung, Offerte, einem Vertrag oder Lead unter Links. Derselbe Ordner erscheint dann in diesem Datensatz ohne Kopie.
- Hinzufügen Labels. Suchen Sie nach Name, Etikett oder dem Text in PDFs.
Versionen
Laden Sie eine Datei mit demselben Namen in denselben Ordner hoch, und sie wird zu einer neuen Version. Die alte bleibt verfügbar. Verwenden Sie Wiederherstellen um zurückzukehren.
Wer was sieht
- Unter Zugang ein Ordner ist für alle Mitarbeiter mit Dokumentenberechtigung zugänglich oder nur für ausgewählte Mitarbeiter und Rollen. Unterordner erben dies.
- Haken Für Kunden im Portal sichtbar um einen Ordner mit einem Kunden zu teilen. Sie können nur ansehen und herunterladen.
- Dateien, die in einem Kundenkonto liegen, werden im Ordnerbaum als Link angezeigt. Sie werden nicht kopiert.
PDFs automatisch speichern
In Einstellungen Sie können das PDF einer Rechnung oder Offerte speichern lassen, wenn Sie es senden, und einen Vertrag, nachdem er unterschrieben ist. Dies funktioniert nur, wenn der passende Unterordner für diesen Kunden oder dieses Projekt existiert. Sie können auch einen Ordner aus einer Vorlage für jedes neue Projekt erstellen lassen.
Teilen und Signatur
Klicken Sie Neu und dann Klassische Ansicht zum Teilen, für die elektronische Signatur, den Genehmigungs-Workflow und Mahnungen.
Dateien zählen zum Speicherkontingent Ihres Plans.
Verwandte Bereiche
- Dateispeicher — schnelle Speicherung ohne Ordnerstruktur.
- Tabellenkalkulation online — Tabellenkalkulationen, die im Arbeitsbereich bearbeitet werden.
- Dokumente scannen und ablegen — ein Dokument fotografieren und ablegen.
Nichts wird verfolgt — die Schaltflächen öffnen nur eine Nachricht, damit Sie uns mitteilen können, was gefehlt hat.
