Ihre Post, digitalisiert. IDup’s digitale Mailbox erfasst eingehende Dokumente, liest sie, sortiert sie und leitet sie direkt in Ihren Workflow — so bleibt nichts in einem Stapel liegen und nichts geht auf einem Schreibtisch verloren.
Eingehende Papierdokumente und PDFs sind der Bereich, in dem die meisten kleinen Unternehmen am meisten Zeit und Geld verlieren. Eine Lieferantenrechnung bleibt zwei Wochen ungeöffnet und der Skonto verfällt. Ein Brief vom Finanzamt wird von der falschen Person geöffnet und nie wieder erwähnt. Ein Lieferschein wird irgendwo abgelegt, wo niemand nachschaut. Keines davon ist ein Wissensproblem — es ist ein Weiterleitungsproblem.
IDup löst das Routing. Post, Scans und E-Mail-Anhänge kommen in einem digitalen Postfach an, werden automatisch gelesen, nach Typ und Absender klassifiziert und an den richtigen Ort weitergeleitet: Eine eingehende Rechnung wird zu einer buchbaren Ausgabe mit bereits extrahiertem Lieferanten, Betrag und MwSt.; ein Vertrag landet in der Kundenakte; ein Kontoauszug geht in die Buchhaltung. Sie sehen alles, was angekommen ist, was es ist und was noch eine Entscheidung braucht — von jedem Gerät, wo auch immer Sie sind.
Eingehende Dokumente werden automatisch erfasst — gescannte Post, weitergeleitete E-Mails, PDFs und Fotos landen alle an einem Ort. Sie öffnen einen Posteingang anstelle eines physischen Ablagefachs, drei Postfächer und eines gemeinsamen Laufwerks.
KI erkennt, was jedes Dokument ist und von wem es stammt, und leitet es dann an den richtigen Kunden, das richtige Projekt, den richtigen Mitarbeiter oder das richtige Konto weiter — damit es die Person erreicht, die handeln muss, anstatt darauf zu warten, bemerkt zu werden.
Verwandeln Sie eine eingehende Rechnung in einem Schritt in eine gebuchte Ausgabe. Lieferant, Betrag, Netto, MwSt.-Satz und Fälligkeitsdatum sind bereits extrahiert, und das Originaldokument bleibt als Nachweis dem Eintrag angehängt.
Alles wird verschlüsselt gespeichert, volltextdurchsuchbar und revisionssicher auf sicheren Servern weltweit. Jahre später können Sie einen Brief anhand der darin gedruckten Wörter abrufen, nicht indem Sie sich erinnern, in welchem Ordner er war.
Eingehende Dokumente landen in Ihrer digitalen Mailbox und sind bereit zur Bearbeitung — keine Stapel scannen, keine Sortierabende, kein Stapel Umschläge, der darauf wartet, dass jemand eine freie Stunde hat. Was ankommt, ist bereits lesbar, bereits klassifiziert und bereits für die Personen sichtbar, die es benötigen.
Das verändert den Rhythmus der Woche. Anstatt Post in Stapeln zu bearbeiten, wenn es dringend wird, erledigen Sie es in Minuten, sobald sie eintrifft: genehmigen, buchen, weiterleiten oder archivieren. Das Fach stapelt sich nie, weil es kein Fach gibt.
Es beseitigt auch die Abhängigkeit von einer einzelnen Person. Wenn Post digital ist und nach Regeln statt von demjenigen, der den Umschlag öffnet, weitergeleitet wird, ist ein Urlaub, ein Krankheitstag oder eine Home-Office-Woche kein Grund mehr für eine verpasste Frist.
Eine eingehende Lieferantenrechnung wird mit ein paar Klicks zu einer gebuchten Ausgabe. Die KI hat bereits den Anbieter, den Betrag, den Mehrwertsteuersatz und das Fälligkeitsdatum gelesen; Sie bestätigen und es wird dem richtigen Konto mit angehängtem Dokument zugeordnet.
Weil dieselbe Plattform Ihre Buchhaltung enthält, ist der Eintrag keine Kopie des Dokuments — er ist damit verbunden. Ihre MWST-Position aktualisiert sich, die Verbindlichkeit erscheint in Ihren offenen Posten, und das Fälligkeitsdatum zeigt sich in Ihrer Cash-Ansicht, bevor es zum Problem wird.
Zahlungsbedingungen sind kein Glücksspiel mehr. Sie sehen, was wann fällig ist, welche Rabatte sich noch lohnen und welche Rechnungen strittig sind — statt alles erst drei Wochen später aus einem Mahnschreiben zu erfahren.
Alles ist archiviert, durchsuchbar und mit dem richtigen Eintrag verknüpft — dem Kunden, dem Lieferanten, dem Projekt oder dem Mitarbeiter, den es betrifft. Ein Dokument ist nie nur eine Datei; es hat immer eine Adresse.
Die Suche erreicht gescannte Seiten, sodass Sie einen Brief anhand einer darauf gedruckten Referenznummer oder einen Vertrag anhand einer enthaltenen Klausel finden können. Was früher eine Stunde im Aktenschrank war, wird zu fünf Sekunden in einer Suchbox.
Und weil Berechtigungen granular sind, sehen die richtigen Personen den richtigen Beitrag. Finanzdokumente erreichen Ihren Buchhalter, HR-Briefe bleiben im HR, und vertrauliche Korrespondenz liegt nicht in einem geteilten Postfach, das die halbe Firma lesen kann.
Der teure Teil der eingehenden Post ist selten das Dokument selbst — es ist die Frist, die darin versteckt ist. Ein Zahlungstermin, eine Einspruchsfrist, ein Verlängerungsdatum, eine Kündigungsfrist. Verpassen Sie es, und die Kosten sind real: ein verlorener Rabatt, eine Verspätungsgebühr, ein Vertrag, der sich um ein weiteres Jahr verlängert hat.
IDup liest diese Daten aus den Dokumenten und platziert sie dort, wo Sie tatsächlich nachsehen: in Ihrem Kalender, in Ihren offenen Posten und in Ihrer Liquiditätsübersicht. Was diese Woche fällig ist, ist diese Woche sichtbar, nicht erst, wenn die Erinnerung eintrifft.
Automatisierte Nachfassaktionen gehen weiter. Genehmigungen, die niemand bearbeitet hat, werden verfolgt, wiederkehrende Lieferantenrechnungen werden bei Ankunft erkannt, und alles Ungewöhnliche wird für einen Menschen markiert. Das Ergebnis ist ein Postfach, das Verpflichtungen verwaltet, anstatt sie nur zu speichern.
Die digitale Postbox ist ein Teil von IDup, nicht das ganze Produkt — und Sie zahlen nicht extra für den Rest. Der gleiche Login bietet Ihnen Buchhaltung mit AI-Belegerfassung, Rechnungsstellung und Online-Zahlungen, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse, Finanzberichte, ein komplettes CRM mit Leads, Angeboten, Verträgen und Projekten, ein Helpdesk, ein Kundenportal, Mitarbeiter- und Lohnmanagement, Berechtigungen und Multi-Tenant-Arbeitsbereiche.
Es bietet Ihnen auch die moderne Ebene, die den meisten Dokumenten-Tools einfach fehlt: IDup AI als Assistent auf der gesamten Plattform, ein AI-Chatbot für Ihre Website, automatisierte Workflows, die wiederkehrende Arbeiten für Sie erledigen, ein Social-Media-Agent, Marketingkampagnen und ein gemeinsamer Posteingang, der WhatsApp, SMS, E-Mail und soziale Gespräche an einem Ort vereint.
Der praktische Effekt ist, dass ein eingehender Brief nicht mehr der Beginn einer manuellen Kette ist. Er wird in einem Schritt zu einem Eintrag, einer Aufgabe, einer Zahlung und einem archivierten Dokument — auf dem Desktop und in der mobilen App, DSGVO-konform, auf sicheren Servern weltweit, in 27 Sprachen, ohne Vorkenntnisse erforderlich.
Sarah L.
Der Wechsel zu diesem digitalen Postbox-System war ein Wendepunkt für unsere Remote-Mitarbeiter. Wir können von überall sofort auf alle Post zugreifen, was unsere Reaktionsfähigkeit enorm gesteigert hat.
Rajiv P.
Das Verwalten von Post über unsere fünf Büros hinweg war früher ein logistischer Albtraum. Jetzt ist alles zentralisiert und sicher. Der Mehrbenutzersupport macht die Zusammenarbeit mühelos.
Jessica M.
Die Möglichkeit, Aktionsanfragen direkt auf Postelementen zuzuweisen und in unser CRM zu integrieren, hat unseren Workflow wie nie zuvor optimiert. Wir verpassen nie ein wichtiges Dokument.
Michael T.
Zu wissen, dass unsere gescannte Post sicher mit strengen Zugriffskontrollen gespeichert wird, gibt uns ein gutes Gefühl. Die Prüfpfade sind ein grosser Bonus für Compliance-Zwecke.
IDup vereint Buchhaltung, Rechnungsstellung und Zahlungen, KI-Belegerfassung, Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Finanzberichte mit einem vollständigen CRM — Leads, Angebote und Verträge, Projekte, Tickets, Kalender und ein Kundenportal. Darüber hinaus bietet IDup AI, einen KI-Chatbot, Automatisierung und einen Social-Media-Agenten, einen gemeinsamen Posteingang für WhatsApp, SMS, E-Mail und Social Media, Marketingkampagnen, Mitarbeiter- und Lohnmanagement, Berechtigungen, Multi-Tenant-Arbeitsbereiche, ein Dokumentenarchiv, Cloud-Zugriff und eine mobile App für iOS und Android.
Alles läuft hinter einem Login, auf einer Datenbank, zu einem Preis — sodass ein eingehender Brief, die Ausgabe, die daraus wird, der Lieferant, zu dem er gehört, und die Zahlung, die ihn begleicht, derselbe Datensatz sind, anstatt vier getrennte Tools.
Mehrere Wege, und Sie können sie mischen. Leiten Sie E-Mails und Anhänge an Ihre Mailbox-Adresse weiter, laden Sie PDFs direkt hoch, fotografieren Sie Papier mit der mobilen App oder scannen Sie einen Stapel von einem Multifunktionsdrucker. Dokumente, die IDup selbst produziert — Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Verträge — werden automatisch abgelegt.
Egal welcher Weg, das Ergebnis ist dasselbe: Das Dokument wird gelesen, klassifiziert, dem richtigen Datensatz zugeordnet und durchsuchbar gemacht. Sie müssen nicht im Voraus entscheiden, wohin etwas gehört; das System schlägt es vor und Sie bestätigen.
Ja. IDup extrahiert den Absender, Dokumenttyp, Datum, Beträge, Mehrwertsteuersätze und Referenznummern aus Rechnungen, Belegen, Kontoauszügen und Briefen — einschliesslich gescannter Papierdokumente, nicht nur digitaler PDFs.
Alles, bei dem sich die KI unsicher ist, wird markiert statt geraten, sodass Sie eine kurze Liste von Ausnahmen überprüfen, anstatt alles zu kontrollieren. Korrekturen lehren das System, wie Ihre wiederkehrenden Lieferanten aussehen, sodass die Ausnahmeliste im Laufe der Zeit kürzer wird statt länger.
Sie werden weitergeleitet. Regeln entscheiden, wer was sieht — Lieferantenrechnungen an die Person, die sie genehmigt, HR-Briefe an HR, Kundenkorrespondenz an den Kontoinhaber — und jeder sieht nur seinen Teil.
Genehmigungen erfolgen innerhalb von IDup mit vollständiger Nachverfolgung, wer was wann genehmigt hat. Nichts hängt davon ab, dass eine E-Mail an die richtige Person weitergeleitet wird, und nichts bleibt unbeantwortet, weil die einzige Kopie im Posteingang einer anderen Person war.
Nein. IDup ist so gebaut, dass Sie sofort loslegen können — keine Buchhaltungs- oder IT-Kenntnisse nötig. Eine E-Mail weiterleiten oder einen Brief fotografieren ist die gesamte Lernkurve.
Die Oberfläche spricht Klartext statt Jargon, und IDup AI kann jedes Dokument, jede Zahl oder jeden Eintrag in einem Satz erklären. Wenn Sie Ihre Post öffnen können, können Sie Ihre digitale Mailbox führen.
Ja. IDup ist DSGVO-konform, gehostet auf sicheren, DSGVO-konformen Servern weltweit, mit Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand. Sie entscheiden genau, wer in Ihrem Team was sieht, durch detaillierte Rollen und Berechtigungen, und jede Änderung ist nachvollziehbar.
Dokumente werden in einem revisionssicheren Archiv gespeichert, sodass der Nachweis hinter einer Buchung auch Jahre später abrufbar ist. Da alles auf einer Plattform sitzt, hören sensible Poststücke auf, als E-Mail-Anhänge zwischen privaten Postfächern zu reisen.
Ja — über eine offene REST-API, Webhooks und fertige Integrationen, sodass IDup in den bestehenden Stack passt, den Sie bereits betreiben. Dokumente können von einem Scan-Service oder einem Shopsystem eingespielt und in jeden nachgelagerten Prozess ausgegeben werden.
Der gemeinsame Posteingang bringt auch WhatsApp, SMS, E-Mail und Social an einen Ort, sodass die Nachricht eines Kunden neben der Rechnung, dem Projekt oder dem Brief landet, auf den sie sich bezieht, anstatt in einem separaten Silo.
Minuten, nicht Monate. Erstellen Sie Ihr Konto, richten Sie Ihre Postbox-Adresse ein und beginnen Sie mit dem Weiterleiten — es gibt nichts zu installieren und keinen Server zu konfigurieren.
Sie müssen Ihre Geschichte nicht zuerst digitalisieren. Beginnen Sie mit der heutigen Post, fügen Sie ältere Dokumente hinzu, wann es Ihnen passt, und ab dem ersten Tag landet nichts Neues mehr in einem Stapel.
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